Maandagochtend op de binnendienst. In de inbox staan de orders van het weekend, elk als bijlage, elk in een andere opmaak. De één komt uit het inkoopsysteem van de klant, de ander is een scan van een formulier dat al jaren hetzelfde is. Iemand zet het scherm op twee helften: links de pdf, rechts het ERP. Artikelnummer, aantal, volgende regel.
Halverwege de stapel typt ze 482346 in plaats van 482364. Dat merkt niemand, tot de klant belt dat hij de verkeerde artikelen heeft gekregen.
Facturen zijn het makkelijke deel
Voor inkoopfacturen bestaan al lang goede oplossingen, ook bij Ecobit. Een factuur heeft velden die op elke factuur terugkomen, zoals het bedrag en het btw-nummer.
Orders zijn anders. Elke klant bepaalt zelf hoe zijn inkooporder eruitziet, waar het ordernummer staat en hoe hij een regel opschrijft. Wie twintig vaste klanten heeft, heeft waarschijnlijk twintig verschillende formaten.
Orders automatisch verwerken met ELO
In onze ELO-demo komt de order binnen als document. ELO leest hem en herkent dat het een order is, geen factuur of offerte. Daarna koppelt ELO de order aan de klant uit je relaties en haalt het ordernummer, de orderdatum en alle orderregels uit de pdf. Per regel het artikelnummer, de omschrijving, de eenheid en het aantal.
Op het scherm staat de originele order naast wat ELO eruit heeft gehaald. De medewerker loopt het na. Klopt alles, dan gaat de order met één klik door naar het ERP. Klopt een regel niet, dan past ze die eerst aan.
Het overtypen is weg. Het nakijken niet, en dat is een keuze. Waarom we bij Ecobit altijd een mens laten meekijken, schreven we eerder in Waar staat die mail met het akkoord?. AI maakt fouten, net als elke vorm van tekstherkenning. En een verkeerde levering kost meer dan het nakijken van een order.
En jullie?
Typen jullie elke week orders van dezelfde klanten over? Stuur Bart Clement een paar voorbeelden, dan laten we zien wat ELO ermee doet.
Bart Clement
024-2600093
bart@ecobit.nl