Het project loopt al vier maanden als de klant belt. Over de extra werkzaamheden van mei: daar was toch nooit akkoord op gegeven? De projectleider weet zeker van wel. Er was een mail. Alleen staat die in de inbox van de accountmanager, die deze week vrij is. En de notulen van het overleg waarin het besproken werd, staan in iemands downloadmap.
Uiteindelijk vindt iemand de mail terug. Maar dat het zo lang duurde, ligt niet aan de projectleider.
Archiveren is van niemand
Iedereen weet dat documenten in het projectdossier horen. Toch belanden ze overal. Een offerte gaat als bijlage mee in een mail en blijft daar. Notulen worden opgeslagen waar Word ze toevallig neerzet. Een brief over meerwerk staat twee keer op de schijf, met net een andere bestandsnaam.
Slordigheid is het zelden. Bij elk document moet iemand even nadenken: bij welke klant hoort dit, welk project, welke map, hoe noem ik het? Dat nadenken verliest het altijd van iets wat urgenter voelt. En zodra een paar collega's elk hun eigen mappenlogica volgen, zoekt de volgende op drie plekken tegelijk.
Documenten automatisch archiveren met ELO
Voor onze ELO-demo hebben we dat werk omgedraaid. De medewerker archiveert niet meer. Hij controleert.
Je zet een document in ELO, bijvoorbeeld de notulen van een projectoverleg als pdf. ELO leest het document, bepaalt wat voor document het is en haalt er de gegevens uit waarop je het later terugzoekt. Bij deze notulen zijn dat onder meer de klantnaam en het projectnummer.
Dan komt de medewerker. Links staan de velden die ELO heeft ingevuld, rechts het document zelf. Klopt alles, dan bevestig je met één klik. Klopt iets niet, dan pas je het veld aan voordat het document het archief in gaat.
Daarna staat het document waar het hoort. In de projectmap, onder de klant, met hetzelfde relatienummer als in je administratie. De offerte, de mail met het akkoord en de notulen van maart staan bij elkaar, ook als ze via verschillende collega's binnenkwamen.
Waarom er altijd een mens tussen zit
Dit zou ook volledig automatisch kunnen. Bij Ecobit kiezen we daar niet voor.
De AI doet een voorstel op basis van alles wat hij over documenten weet. De projectleider weet dingen die nergens in dat document staan. Dat dit overleg eigenlijk over het vervolgproject ging, bijvoorbeeld. Of dat de klant sinds kort onder een andere naam werkt. Samen kom je verder dan elk van beiden alleen.
En AI maakt fouten. Wie met scannen en herkennen werkt, zoals wij, weet dat al lang: hoe goed de herkenning ook wordt, er komt altijd een document langs dat hij verkeerd leest. Een onscherpe scan, een leverancier met een afwijkende opmaak. AI gaat dat niet anders doen, en wie iets anders belooft, verkoopt je iets.
Een archief is alleen bruikbaar als je erop kunt vertrouwen. Eén set notulen in het verkeerde project valt niemand op, tot iemand hem nodig heeft en hem niet vindt. Met de controlestap blijft dat risico klein, terwijl het echte werk verdwijnt: het nadenken over de map, het zoeken naar de juiste klant, het bedenken van een naam.
Wat hierna komt
Deze omgeving is ons vertrekpunt. We bouwen hem de komende maanden verder uit, en elke ELO-demo van Ecobit gaat erop draaien. Wil je zien hoe ELO omgaat met de projectdocumenten die bij jou nu verspreid staan? Neem contact op met Bart Clement, dan laten we het je zien.
Bart Clement
024-2600093