Maak kennis met Ecobit AFAS Motor

Uw bedrijfsprocessen met AFAS  en de Ecobit AFAS Motor verregaand automatiseren

Wat is het? 

De Ecobit AFAS Motor is een populaire oplossing om uw bedrijfsprocessen verder te automatiseren. Handmatig werk in AFAS wordt overgenomen door de Ecobit AFAS Motor; processen met AFAS verlopen hierdoor nog sneller, efficiënter, zonder handmatige fouten en sluiten aan op automatiseringswensen van uw leveranciers en klanten.

 


     De voordelen van Ecobit AFAS Motor:

  • Handmatig werk in AFAS automatiseren: bespaar tijd en voorkom handmatige fouten
  • Het onmogelijke binnen AFAS Profit toch mogelijk maken
  • Het onmogelijke binnen AFAS InSite toch mogelijk maken
  • Het onmogelijke binnen AFAS OutSite toch mogelijk maken

 

 

Mogelijkheden van de Ecobit AFAS Motor zijn onder anderen:

  • Gegevens worden automatisch uit uw AFAS omgeving gehaald, bewerkt en weer in uw AFAS omgeving ingelezen
  • Gegevens worden automatisch uit uw AFAS omgeving gehaald en als bestand via FTP verstuurd
  • Bestanden worden via FTP opgehaald en automatisch in uw AFAS omgeving ingelezen
  • Gegevens worden automatisch uit uw AFAS omgeving gehaald ena ls bestand in een Windows map weggeschreven
  • Bestanden worden uit een Windows map opgepikt en automatisch in uw AFAS omgeving ingelezen
  • Gegevens worden automatisch uit uw AFAS omgeving gehaald en per e-mail als bestand in de bijlage verstuurd

Voorbeelden bij bovenstaande mogelijkheden:

  • Voor uitbetaling van declaraties wordt van elke nieuwe medewerker automatisch een inkooprelatie aangemaakt
  • Inkooporders of verkooporders worden automatisch als XML bestand verstuurd via FTP naar een specifieke leverancier of klant
  • Van een bepaalde klant worden CSV bestanden met orderregels opgehaald via FTP en automatisch AFAS ingelezen
  • Word-documenten als bijlage bij een verzuimdossier worden uit AFAS gehaald en beveiligd (encrypted) opgeslagen in een Windows map
  • Foto's van projecten worden opgepikt uit een Windows map en als bijlage van een dossieritem opgeslagen bij het project in AFAS
  • Verkoopfacturen worden na journalisering elke dag automatisch als PDF gemaild naar bepaalde verkooprelaties

Ecobit AFAS Motor in de praktijk

Al vele organisaties, van middelgroot tot multinationals en in uiteenlopende branches, maken naar grote tevredenheid gebruik van de Ecobit AFAS Motor. Hieronder vindt u een aantal voorbeelden hoe de oplossing wordt ingezet. De mogelijkheden zijn nagenoeg eindeloos; neem contact met ons op om uw situatie en mogelijke bijbehorende oplossing te bespreken. 

De mogelijkheden van Ecobit AFAS Motor zijn eindeloos. Hier vindt u een greep uit de vele mogelijkheden die er zijn:
 

  • Automatische inkooprelaties
    • Voor uitbetaling van declaraties wordt van elke nieuwe medewerker automatisch een inkooprelatie aangemaakt
  • Automatisch XML bestanden naar specifieke leveranciers of klanten
    • Inkooporders of verkooporders worden automatisch als XML bestand verstuurd via FTP naar een specifieke leverancier of klant
  • CSV bestanden met orderregels worden opgehaald via FTP en automatisch in AFAS ingelezen
    • Van een bepaalde klant worden CSV bestanden met orderregels opgehaald via FTP en automatisch AFAS ingelezen
  • Beveiligd Word-documenten uit AFAS halen en opslaan in Windows mappen 
    • Word-documenten als bijlage bij een verzuimdossier worden uit AFAS gehaald en beveiligd (encrypted) opgeslagen in een Windows map
  • Foto's uit Windows mappen oppikken en opslaan in AFAS
    • Foto's van projecten worden opgepikt uit een Windows map en als bijlage van een dossieritem opgeslagen bij het project in AFAS
  • Dagelijkse mailing van verkoopfacturen in PDF naar verkooprelaties
    • Verkoopfacturen worden na journalisering elke dag automatisch als PDF gemaild naar bepaalde verkooprelaties
  • Conversie dossieritems
    • Dossieritems uit AFAS Profit (bijvoorbeeld Excel bestanden) worden opgehaald en omgezet naar een PDF-formaat. De PDF wordt vervolgens weer in AFAS Profit opgeslagen  als dossieritem.
  • Profit gebruikers aanmaken voor nieuwe medewerkers
    • De Ecobit AFAS Motor haalt de gegevens van nieuwe medewerkers op uit AFAS Profit en zorgt ervoor dat automatisch in Profit een bijbehorende gebruiker wordt aangemaakt.
  • Projecten aanmaken vanuit workflow
    • Op basis van de uitkomst van een workflow wordt een nieuw project aangemaakt. Voorbeeld: via Outsite wordt een subsidieaanvraag gedaan, welke de workflow ingaat ter goedkeuring. Wanneer de aanvraag is goedgekeurd wordt door de Ecobit AFAS Motor een nieuw project aangemaakt. Het project krijgt automatisch de gegevens mee die bij de aanvraag zijn meegegeven, zoals de naam van de aanvrager, een verantwoordelijke en een begindatum. Ook wordt het dossieritem aan het project gekoppeld. 
  • Projecten aanmaken voor nieuwe verkooprelaties
    • Op basis van een aantal criteria worden projecten aangemaakt voor nieuwe verkooprelaties. Dit kan per verkooprelatie één project zijn, maar ook meerdere projecten.
  • Update pakbon
    • Nieuwe pakbonnen worden gecontroleerd op regels met 0 bestelde artikelen en op regels met dezelfde items. De "0 regels" worden automatisch verwijderd en de regels met dezelfde items worden bij elkaar opgeteld, zodat één regel per uniek item in de pakbon aanwezig is. Daarnaast kunnen aan de hand van een aantal voorwaarden in de pakbon automatisch regels worden toegevoegd op transportkosten. 
  • Synchronisatie vrije velden
    • Dezelfde vrije velden bij een "Contactpersoon" en een "Persoon" in Profit worden automatisch gesynchroniseerd. Op deze manier kunnen de gegevens op één plek worden ingevoerd en gewijzigd en zijn ze op meerdere plekken (zowel bij "Contactpersoon" als "Persoon") aanwezig.
  • Reverse billing
    • Aan de hand van een inkoopfactuurregel wordt een inkoopfactuur PDF gemaakt met behulp van een rapportdefinitie, zodat u zelf kunt bepalen hoe de inkoopfactuur eruit komt te zien. De inkoopfactuur wordt als bijlage geplaatst bij de inkoopboeking. 
  • Sales categorieën
    • Verkooprelaties worden automatisch beoordeeld en daarna opgedeeld in salescategorieën. Aan de hand van bepaalde waardes, zoals aantal gescoorde forecasts, aantal marketingdossieritems of aantal salesdossieritems wordt elke verkooprelatie in bepaalde categorie geplaatst.
  • Declaratie boeken als inkoopfactuur
    • Een externe geeft via OutSite het bonnetje / de declaratie op met benodigde gegevens, die als dossieritem de workflow van Profit ingaat; wanneer de declaratie is goedgekeurd maakt Ecobit AFAS Motor hier een inkoopfactuur boeking van.

Oplossingen voor uw organisatie

De mogelijkheden van de Ecobit AFAS Motor zijn zeer uitgebreid, dat kunnen we niet allemaal opsommen op deze pagina. Voor uw situatie bekijken we uiteraard op welke wijze de Ecobit AFAS Motor moet worden ingesteld, zodat u een op maat gesneden oplossing heeft. Neem contact met ons op om de mogelijkheden voor uw organisatie te bespreken.  

Bij interesse of eventuele vragen staan onze collega's graag voor u klaar!

Neem hier contact met ons op.