Hoe groot is het volume van inkomende berichten in uw bedrijf?
Inkomende facturen, bestellingen, ziekmeldingen, contracten en nog veel meer documenten bereiken bedrijven elke dag op verschillende manieren - per e-mail, in klassieke papiervorm of via formulieren en softwaresystemen. Maar hoe lang duurt het voordat inkomende informatie de juiste medewerker bereikt of in het juiste postvak belandt? En wat is de beste manier om de steeds toenemende hoeveelheid berichten te verwerken?
Wat zijn de voordelen?
Als het om inkomende post gaat, hebben bedrijven te maken met uiteenlopende uitdagingen: van de verdeling van inkomende post tot een hoge belasting van middelen en het "probleem" van thuiswerken. Hoe krijgen uw werknemers immers de post als ze niet op kantoor zijn maar thuis werken? Gebrek aan prioritering en trage responstijden zijn het gevolg.
Wat doet het digitale postvak in?
Met een Systeem voor Enterprise-Content-Management (ECM) creëert u al bij de verdeling van uw inkomende documenten een optimale basis voor meer efficiëntie. Daar worden ze geclassificeerd, geanalyseerd en worden de gegevens op het document geëxtraheerd. Op basis van de bestaande proceskennis kunnen de documenten dan worden overgedragen aan andere processen. Dit herkent de urgentie van bepaalde verzoeken en versnelt uw responstijden.
Op basis van de documentinformatie worden de documenten verplaatst naar de postvakken van de verschillende afdelingen. Als er noodzakelijke informatie op het document ontbreekt of een toewijzing niet mogelijk is, blijft het in de algemene postvakmap en kan het door een medewerker aan het juiste postvak worden toegewezen.
In de praktijk
Ziekmelding
Een medewerker stuurt een ziekmelding per mail. Het document komt bij de manager binnen en wordt door ELO geanalyseerd en op basis van de informatie die erop beschikbaar is in het personeelsdossier van de medewerker geplaatst. Bovendien kunnen andere processen worden gekoppeld: zo kunnen collega's bijvoorbeeld automatisch op de hoogte worden gebracht van afwezigheid wegens ziekte of kunnen overeenkomstige vervangingsregelingen worden ingesteld.